Bonifier l'accessibilité de vos collaborations à distance

Bonifier l'accessibilité de vos collaborations à distance

Comment choisir des outils web de collaboration à distance et mettre en place des pratiques axées sur l'inclusion et l'accessibilité dans vos organismes ? Consultez les fiches thématiques ci-dessous. Elles présentent des bonnes pratiques à privilégier pour rendre vos collaborations à distance accessibles. Le contenu est inspiré de situations connues des groupes de femmes et des organismes communautaires, notamment les assemblées générales, les rencontres de comités et les réunions de conseil d’administration, le partage de documents ou encore l'envoi de courriels.

Les fiches thématiques ont été développées par le CDÉACF en collaboration avec ses partenaires DAWN-RAFH Canada et la Fédération des femmes du Québec (FFQ) dans le cadre d’un projet financé par le Programme d’action communautaire sur le terrain de l’éducation (PACTE) du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec.

Nous remercions également Think Conferencing, Simplicom et AlterGo pour leur expertise en rédaction simplifiée et en accessibilité des collaborations à distance.

Collaborer à distance : des pratiques en émergence dans les groupes de femmes

Les groupes de femmes et les organismes communautaires se tournent de plus en plus vers les outils web de collaboration à distance. Les logiciels, plateformes et autres outils de collaboration à distance proposent des fonctionnalités diversifiées, notamment : la discussion en temps réel ou différé, la diffusion audio et vidéo par le web, le vote en ligne, ou encore le partage de documents.

Les motivations budgétaires sont en partie à la base de ce changement. En effet, après des années d’austérité gouvernementale et de coupes budgétaires qui ont réduit les subventions disponibles, les groupes ont commencé à utiliser les outils de collaboration à distance sur le web afin de réduire les coûts, notamment les coûts de déplacement.

Par exemple, collaborer à distance permet aux organismes qui ont des membres réparties sur de vastes territoires de se rencontrer quand elles le souhaitent, même lorsqu’il n’est pas possible de se rassembler en personne. Cela permet aussi à des groupes de femmes de créer des liens avec d’autres organismes ou regroupements qui partagent leurs intérêts, même s’ils ne se trouvent pas dans la même région.

D’autre part, les outils de collaboration à distance représentent un atout intéressant pour soutenir et renforcer les pratiques démocratiques des groupes.

Ne laisser aucune femme derrière - des valeurs de démocratie et d’inclusion

À l’ère d’Internet, les besoins des groupes de femmes se sont transformés. Les outils qui sont à la disposition des groupes se sont également multipliés, mais certains présentent des limites à la participation de toutes.

Les groupes souhaitent donc se doter d’approches qui permettent d’identifier les stratégies et les outils les plus adaptés à leurs besoins. En effet, si plusieurs outils du web permettent de passer au-delà des barrières géographiques, ils peuvent malgré eux contribuer à la création de nouvelles exclusions, notamment chez les femmes en situation de handicap ayant des limitations visuelles, auditives ou motrices.

Comment donc trouver des outils web et mettre en place des pratiques qui respectent les valeurs des groupes de femmes tout en répondant aux besoins concrets de communication et de collaboration à distance par le biais d’Internet ?

Mieux rejoindre les femmes et favoriser l’inclusion de toutes par des bonnes pratiques de collaboration à distance

Avec la collaboration de ses partenaires, le Réseau d’action des femmes handicapées Canada (DAWN-RAFH Canada) et la Fédération des femmes du Québec (FFQ), le CDÉACF a identifié plusieurs bonnes pratiques de collaboration à distance qui tiennent compte des réalités et des besoins des groupes de femmes en matière d’accessibilité universelle.

Les bonnes pratiques sont présentées sous forme de fiches thématiques. Ces dernières dressent des scénarios de différents contextes de travail collaboratif, ayant chacun son propre processus d’animation. En fonction de chaque scénario, les fiches mettent de l'avant les équipements à privilégier, les modalités de leur utilisation, ainsi que le processus de sélection des outils de conférence web appropriés.

Les groupes peuvent donc se familiariser avec ces conseils, les adapter à leur contexte spécifique et les mettre en pratique pour renforcer et améliorer les collaborations au sein de l'équipe et de leurs instances, avec leurs membres et avec les partenaires. Les fiches thématiques présentent plusieurs scénarios inspirés de situations bien connues des groupes de femmes, entre autres :

  • Les assemblées générales;
  • Les rencontres de groupe de travail;
  • Les réunions de conseil d’administration;
  • Les rencontres de réseaux d’organismes.

Les fiches thématiques traitent à la fois des besoins des personnes qui organisent et animent une rencontre à distance, et des besoins de celles qui participent aux rencontres à distance. Certaines pratiques se recoupent, mais d’autres sont spécifiques au rôle occupé pendant l’activité.

En somme, les fiches proposées par le CDÉACF ont été motivées par un constat récurrent : les bonnes pratiques mises en place et appliquées par un groupe de femmes ou un organisme communautaire ont souvent plus d’impact sur l’expérience de collaboration à distance que les outils technologiques en tant que tels.

4 scénarios techniques pour mieux vous préparer aux réunions à distance - L'assemblée générale

Cet ensemble d'outils contient 4 fiches inspirées de scénarios bien connus des organismes communautaires. Vous y retrouverez des conseils d'équipement technique à utiliser selon le contexte de rencontre à distance et comment assurer une animation fluide et efficace.

Cette fiche présice propose un scénario à adapter si vous souhaitez organiser une assemblée générale comprenant environ 100 participantes.

4 scénarios techniques pour mieux vous préparer aux réunions à distance - La rencontre de réseau

Cet ensemble d'outils contient 4 fiches inspirées de scénarios bien connus des organismes communautaires. Vous y retrouverez des conseils d'équipement technique à utiliser selon le contexte de rencontre à distance et comment assurer une animation fluide et efficace.

Cette fiche présice propose un scénario à adapter en contexte de rencontre de grands groupes, comme les rencontres de réseau d'organismes. L'exemple s'appuie sur une rencontre qui doit rassembler environ 50 participantes.

4 scénarios techniques pour mieux vous préparer aux réunions à distance - Le conseil d'administration

Cet ensemble d'outils contient 4 fiches inspirées de scénarios bien connus des organismes communautaires. Vous y retrouverez des conseils d'équipement technique à utiliser selon le contexte de rencontre à distance et comment assurer une animation fluide et efficace.

Cette fiche présice propose un scénario à adapter en contexte de rencontre de conseil d'administration. Dans cet exemple, le conseil d'administration compte environ 10 personnes.

4 scénarios techniques pour mieux vous préparer aux réunions à distance - Le groupe de travail

Cet ensemble d'outils contient 4 fiches inspirées de scénarios bien connus des organismes communautaires. Vous y retrouverez des conseils d'équipement technique à utiliser selon le contexte de rencontre à distance et comment assurer une animation fluide et efficace.

Cette fiche présice propose un scénario à adapter en contexte de rencontre de groupe de travail. L'exemple s'inspire d'une rencontre de groupe de travail qui compte environ 15 personnes.

Comment participer à une réunion à distance sur la plateforme Zoom ?

Zoom est une plateforme qui permet d’organiser des webdiffusions et des réunions à distance.

Zoom offre un certain nombre de fonctionnalités vous permettant d’interagir de plusieurs manières lors de rencontres de groupe.

Cette fiche contient des guides étape par étape des différentes fonctionnalités de Zoom, notamment : rejoindre une réunion à partir d'un ordinateur ou d'un appareil mobile, activer sa caméra ou son microphone, utiliser le clavardage.

Comment rendre la collaboration par clavardage plus accessible ?

Cette capsule vidéo présente des bonnes pratiques pour utiliser des applications de discussion par écrit en ligne. En effet, les plateformes de clavardage sont très pratiques, mais il est important d'appliquer certaines règles pour rendre leur utilisation efficace et inclusive.

Les exemples utilisés sont basés sur la plateforme Mattermost, mais peuvent s'appliquer à d'autres outils de clavardage et de partage de documents sur internet.

Les conseils s'articulent autour de 3 questions :

  • À quoi va servir la plateforme de clavardage ?
  • Comment partager de l'information ?
  • Comment recevoir de l'information ?

Conseils pratiques pour préparer votre équipement à la webdiffusion

Vous voulez participer à une réunion à distance ? Suivez ces quelques conseils pour limiter certains problèmes techniques les plus courants.

Parmis les conseils présentés dans cette fiche, vous apprendrez comment vérifier que votre caméra ou votre microphone fonctionne bien, comment vous assurer que votre logiciel est à jour, ou encore comment fonctionne la connexion internet lorsqu'on utilise une plateforme de réunion en ligne.

Conseils pratiques pour rendre vos communications accessibles - Les courriels

Le courriel est un outil très utilisé, par exemple pour échanger dans une équipe de travail, ou pour envoyer de l’information aux membres.

Toutefois, il est important d’appliquer quelques consignes pour faciliter l’accès à l’information, notamment aux personnes utilisant des aides visuelles de lecture d’écran.

Cette courte fiche vous propose une liste de vérification simple. Vous pourrez vous en inspirer et adapter ces conseils au contexte de votre organisme.

Conseils pratiques pour rendre vos communications accessibles - Les documents envoyés

Il est important de connaître quelques règles d’accessibilité universelle que vous pourrez appliquer pour la mise en page de vos documents.

Cette courte fiche vous propose une liste de vérification simple. Vous pourrez vous en inspirer et adapter ces conseils à votre organisme.

Des pratiques essentielles pour rendre vos réunions à distance plus accessibles

Les plateformes de réunion en ligne deviennent incontournables pour beaucoup d'organismes. Mais, il est essentiel de savoir bien utiliser ces plateformes pour rendre vos communications accessibles.

Cette vidéo contient des conseils simples à l'attention des animatrices et des participantes à une réunion à distance. La vidéo est séparée en 2 parties :

  • les conseils pour bien préparer la réunion,
  • les conseils à mettre en pratique pendant la réunion.

 

Glossaire

Certains termes utilisés dans les fiches peuvent être difficiles à comprendre car ils font référence à des notions techniques pas toujours claires pour le grand public.

Ce glossaire vous propose donc une définition des termes techniques qui pourraient empêcher votre compréhension de certaines informations.

Les outils d’accessibilité universelle sur Zoom

Zoom a une politique d’accessibilité bien détaillée et qui se conforme à de nombreuses normes. Par exemple, la plateforme s’assure d’être accessible aux personnes malentendantes ou qui présentent des déficiences visuelles grâce aux fonctionnalités suivantes :

  • Sous-titrage pour personnes sourdes et malentendantes
  • Sous-titrage pour personnes sourdes et malentendantes API REST
  • Liste de raccourcis clavier
  • Régler la taille des sous-titres

Retrouvez ici des informations sur comment utiliser les différentes fonctionnalités d’accessibilité de Zoom.

Quelques pratiques efficaces pour des réunions à distance plus accessibles - Animer une rencontre à distance

Dans le cadre de réunions à distance par le biais des technologies connectées, le rôle de l’animatrice est particulièrement important. En effet, l’animatrice s’assurera de la fluidité des échanges et veillera également à ce que toutes les participantes puissent s’exprimer quels que soient leurs enjeux d’accessibilité.

Afin de vous préparer à l’animation, ce document contient quelques pratiques simples pour organiser et animer des rencontres à distance les plus accessibles possibles.

Quelques pratiques efficaces pour des réunions à distance plus accessibles - Participer à une rencontre à distance

Les plateformes de réunion à distance permettent de rejoindre un plus grand nombre de participantes qui n’auraient pas pu se déplacer vers un lieu unique de rencontre pour des raisons variées (distance, accessibilité, ressources, etc).

Lorsqu’on envisage de réaliser une rencontre à distance, l’application de bonnes pratiques importe tout autant, si ce n’est parfois plus, que l’aspect technologique en soi.

Cette fiche propose des conseils pratiques à mettre en oeuvre si vous devez participer à une réunion à distance.